جایگاه گزارش شفاهی و کتبی

شاید در نگاه اول، همه به این نتیجه برسند که اهمیت و جایگاه گزارش کتبی در یک سازمان، بسیار افزون تر از گزارش شفاهی است اما این نتیجه­گیری هرگز به این معنا نیست که از گزارش­های شفاهی کاملاً چشم­پوشی کنیم و فقط به ساخت و ارائه­ی گزارش­های کتبی بپردازیم. هنوز هم «سخنوری» در پیشرفت امور سازمان، کاربردی ویژه دارد و تقویت این ویژگی در افرادی در موقعیت­های سازمانی خاص، ضروری به نظر می­رسد. برخی از دلایل نیاز به گزارش­های شفاهی عبارتند از:

• فوریت مطالب

• عدم نیاز به نگهداری سوابق در پرونده

• تأثیرگذاری بر حالات مخاطب از طریق توانمندی­های بیان و گفتار

• سرعت فراوان در ارائه­ی گزارش شفاهی

• در دسترس نبودن امکانات تهیه و ارائه­ی گزارش کتبی

• . . .

بنابر این هنوز هم گزارش­های شفاهی دارای کاربردهایی ویژه می­باشند و نمی­توان از آنها چشم پوشید. بسیاری از كاركنان سازمان­ها، گزارش‌های خود را شفاهاً به سرپرستان مستقیم ارائه می‌دهند و حتی گاه در مواردی كه گزارش‌های كتبی نیز به وسیله آنها تهیه و ارائه می­شود، مشاهده گردیده است كه همان گزارش‌ها را از نو، به صورت شفاهی نیز بیان می‌كنند. روشن است هر گاه فاصله میان كاركنان و مدیران زیاد نباشد و گزارش‌ها نیز از مرز كارهای عادی و روزمره نگذرد، می‌توان در مواردی خاص، آنها را شفاهی ارائه نمود. اما بیشتر گزارش‌های اداری، بهتر است با شیوه «نوشتاری»، تنظیم و ارائه گردند زیرا امکان ذخیره (مکانیزه) آنها به سادگی وجود دارد. بارها شاهد بوده‌ایم كه دوستان و همكاران ما، حتی در سطوح بالای تحصیلی، از نوشتن طفره رفته و بیشتر كارها و اهداف ارزشمند خود را به صورت شفاهی منعكس نموده‌اند. روشن است كه این نوع گزارش، اگر چه بی‌تأثیر نیست امّا ماندگاری و تأثیر آن با گزارش های مدوّن و کتبی قابل مقایسه نیست. هر یك از این دو نوع گزارش، مزایا و معایبی دارند كه آگاهی از این جزئیات، فرد را توانا می­سازد كه با عنایت به سایر جوانب، تصمیم روشنی بگیرد و یكی از آنها را برای اجرای مقاصد و رسیدن به اهداف خویش برگُزیند.